En la era de la transformación digital, la gestión adecuada de los documentos públicos más que una necesidad técnica: es una obligación legal. En Costa Rica, esta obligación está claramente establecida en la Ley No. 7202, que regula el Sistema Nacional de Archivos (SNA). Esta normativa busca preservar el patrimonio documental del país, garantizar el acceso a la información y asegurar una administración eficiente y transparente.
En este contexto, herramientas tecnológicas como Laserfiche se han convertido en aliadas estratégicas para las instituciones públicas, permitiendo cumplir con los principios y requerimientos que establece la Ley 7202. A continuación, exploramos cómo esta plataforma contribuye activamente al cumplimiento legal y al fortalecimiento de una cultura archivística moderna.
La Ley 7202: Un marco legal para la gestión documental en Costa Rica
Promulgada en 1990, la Ley 7202 establece las bases para la creación, conservación, acceso y eliminación de documentos públicos con valor científico-cultural y de aquellos que no poseen esta declaratoria
Sus objetivos clave incluyen:
- Preservación del patrimonio documental.
- Acceso libre a la información pública, salvo excepciones justificadas.
- Clasificación y conservación técnica de los archivos.
- Eliminación autorizada de documentos sin valor permanente.
- Supervisión por parte del Archivo Nacional y sus órganos técnicos.
Esta ley aplica a todas las entidades del Estado y promueve el uso racional, seguro y transparente de la documentación generada por la gestión pública.
¿Qué es Laserfiche?
Laserfiche es una solución de Enterprise Content Management (ECM) o gestión de contenido empresarial que permite:
- Digitalizar y organizar documentos.
- Automatizar procesos administrativos.
- Garantizar seguridad, trazabilidad y control de versiones.
- Implementar políticas de retención y eliminación documental.
- Facilitar auditorías y cumplimiento normativo.
¿Cómo contribuye Laserfiche al cumplimiento de la Ley 7202?
- Conservación técnica y custodia adecuada (Art. 4 y 6)
Laserfiche permite almacenar documentos en formatos digitales normalizados, asegurando su integridad, trazabilidad y accesibilidad durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivo final o eliminación autorizada.
Cumplimiento: Establece una cadena de custodia digital, protege metadatos, evita pérdidas y garantiza la conservación a largo plazo.
- Control de acceso y confidencialidad (Art. 10)
La ley reconoce el acceso libre a los documentos públicos, pero también prevé la existencia de documentos confidenciales o secretos por razones de Estado.
Laserfiche permite establecer perfiles de acceso, permisos por usuario y políticas de retención diferenciadas, conforme al marco legal y técnico establecido por el Archivo Nacional.
Cumplimiento: Controla el acceso según la sensibilidad del documento, protege información confidencial y permite auditorías.
- Eliminación documental bajo autorización (Art. 35-38)
Laserfiche facilita la clasificación y programación de evaluación documental, lo que permite preparar expedientes para su valoración por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, evitando la eliminación no autorizada.
Cumplimiento: Implementa reglas automáticas de retención, selección, eliminación y generación de reportes para su presentación ante los órganos técnicos del SNA.
- Estandarización y modernización de los procesos archivísticos (Art. 22-30)
La Dirección General del Archivo Nacional impulsa políticas de modernización archivística. Laserfiche contribuye mediante:
- Integración con sistemas institucionales.
- Automatización de procesos (workflow).
- Digitalización certificada y firma electrónica certificada.
Cumplimiento: Moderniza la administración documental, mejora la eficiencia institucional y promueve prácticas archivísticas estandarizadas.
- Rendición de cuentas y transparencia institucional
Aunque no mencionado explícitamente en la ley, el espíritu de la Ley 7202 está alineado con la gestión pública transparente.
Laserfiche permite una trazabilidad completa de los documentos y actividades relacionadas, lo cual facilita auditorías, control interno, rendición de cuentas y cumplimiento con la Ley de Control Interno.
Cumplimiento indirecto: Mejora la gobernanza documental y fortalece la transparencia administrativa.
Conclusión
La implementación de Laserfiche en instituciones públicas costarricenses no solo responde a una necesidad tecnológica, sino también al compromiso legal y ético de cumplir con la Ley del Sistema Nacional de Archivos (Ley 7202).
Al automatizar procesos, garantizar la conservación técnica de los documentos y facilitar su clasificación y eliminación regulada, esta herramienta se convierte en un pilar clave para una administración pública moderna, eficiente y legalmente sólida.
En un entorno cada vez más orientado a lo digital, Laserfiche demuestra que la tecnología y el cumplimiento normativo pueden y deben ir de la mano.
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El cumplimiento normativo no tiene por qué ser un proceso complejo. Con herramientas como Laserfiche y la asesoría adecuada, su institución puede asegurar el cumplimiento de la Ley 7202 mientras mejora su eficiencia operativa.
