Caso de éxito · Sector financiero · Costa Rica
Las cooperativas de ahorro y crédito enfrentan desafíos muy similares a las de las entidades bancarias: administrar grandes volúmenes de información sensible, cumplir con regulaciones estrictas y ofrecer un servicio rápido y eficiente a sus asociados.
El caso de Coopecaja , una cooperativa costarricense con más de 30.000 asociados y 229 colaboradores , demuestra cómo una estrategia adecuada de gestión documental puede transformar por completa la operación de una institución financiera.
El reto: procesos lentos y dependencia del papel
Como muchas organizaciones del sector financiero, Coopecaja administraba su información mediante archivos físicos almacenados en gabinetes y servidores externos.
Este modelo representaba importantes desafíos para la organización:
- Altos costos de almacenamiento físico.
- Búsqueda lenta de documentos.
- Retrasos en la atención de los asociados.
- Mayor dificultad para cumplir con los lineamientos establecidos por la SUGEF y el Archivo Nacional de Costa Rica .
La cooperativa necesitaba una plataforma que no solo digitalizara sus documentos, sino que también garantizara seguridad, cumplimiento normativo y una mejor experiencia para sus colaboradores y asociados.
La solución: gestión documental inteligente con Laserfiche
Para afrontar estos retos, Coopecaja implementó Laserfiche Cloud , una plataforma de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) que permitió centralizar toda la información documental en un único entorno seguro y accesible.
Gracias a esta implementación, la organización logró:
- Centralizar todos sus expedientes.
- Automatizar procesos administrativos.
- Controlar el acceso mediante permisos personalizados.
- Facilitar la búsqueda de documentos mediante metadatos y plantillas inteligentes.
Según Marlene Norori , archivera de Coopecaja:
“Laserfiche ha sido una gran herramienta para brindar un acceso más rápido y sencillo a la información. Trabajar con la plataforma es mucho más eficiente y se ajusta perfectamente a nuestras necesidades administrativas y de gestión documental.”
Uno de los aspectos más valorados fue precisamente el control de acceso a la información.
Como explica Sharon Ureña Sánchez , asistente de archivo:
“La estructura de permisos permite que el personal encuentre lo que necesita de forma rápida y segura. También garantiza que cada persona tenga acceso únicamente a la información que requiere, y no a datos adicionales.”
Resultados que marcaron la diferencia
La implementación de Laserfiche permitió a Coopecaja transformar su gestión documental, obteniendo beneficios como:
- Reducción en los tiempos de búsqueda de información.
- Menores costos de almacenamiento físico.
- Mayor seguridad y control sobre los datos de los asociados.
- Procesos más ágiles y un acceso inmediato a la documentación.
Además, la digitalización permitió automatizar la afiliación de nuevos asociados. Hoy, los documentos se incorporan automáticamente al expediente digital, reduciendo tiempos de atención, eliminando el uso de papel y mejorando la experiencia tanto para el personal como para los asociados.
Gracias a Laserfiche Cloud, Coopecaja también cuenta con una plataforma escalable que se adapta al crecimiento de la organización, garantizando seguridad, eficiencia y cumplimiento normativo.
Una transformación con impacto real
El caso de Coopecaja demuestra que la gestión documental va más allá de digitalizar archivos. Significa optimizar procesos, proteger la información y brindar un mejor servicio a los asociados.
En Aplicom, ayudamos a organizaciones a implementar soluciones de Laserfiche que impulsan la transformación digital de forma segura y eficiente.
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